Lagerpersonal gesucht? So lösen Unternehmen Personalengpässe im Lager

Fehlendes Lagerpersonal kann schnell teuer werden. Bleiben Schichten unterbesetzt, müssen vorhandene Teams zusätzliche Aufgaben übernehmen. Überstunden steigen, Prozesse verlangsamen sich und bei höherem Auftragsvolumen können Kommissionierung, Verpackung oder Versand zunehmend unter Druck geraten.

Aus einer einzelnen unbesetzten Stelle kann deshalb schnell ein operatives Problem entstehen.

Besonders kritisch wird die Situation, wenn mehrere Personen gleichzeitig fehlen oder der Personalbedarf kurzfristig steigt – beispielsweise durch saisonale Auftragsspitzen, einen neuen Kunden, höhere Bestellvolumen oder unerwartete Ausfälle.

Was können Unternehmen tun, wenn dringend Lagerarbeiter gesucht werden? Wie lässt sich kurzfristig Lagerpersonal finden und wie können zukünftige Personalengpässe besser abgesichert werden?

Entscheidend ist, nicht nur offene Stellen zu betrachten, sondern die tatsächlich fehlende Kapazität im Lager.

Was kostet fehlendes Lagerpersonal ein Unternehmen?

Die Kosten einer unbesetzten Stelle bestehen nicht nur aus Recruitingkosten.

Im Lager wirkt sich fehlendes Personal unmittelbar auf operative Prozesse aus. Wenn beispielsweise in der Kommissionierung mehrere Personen fehlen, muss die vorhandene Belegschaft das zusätzliche Volumen auffangen – oder die verfügbare Leistung sinkt.

Mögliche Folgen eines Personalengpasses sind:

• zusätzliche Überstunden,
• höhere Belastung der Stammbelegschaft,
• geringere Produktivität,
• Verzögerungen bei Kommissionierung und Versand,
• Rückstände im Wareneingang oder Warenausgang,
• mehr Fehler und Nacharbeit,
• Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Lieferterminen,
• zusätzliche Kosten durch Sonderschichten,
• im ungünstigsten Fall Vertragsstrafen oder verlorene Aufträge.

Deshalb sollte die zentrale Frage nicht nur lauten:

„Wie viele Personen fehlen uns?“

Sondern:

„Wie viele Arbeitsstunden fehlen uns, um das geplante Volumen zuverlässig zu bewältigen?“

Erst wenn das erwartete Volumen mit den verfügbaren Arbeitsstunden verglichen wird, lässt sich der tatsächliche Personalbedarf realistisch einschätzen. Gerade bei saisonalen Schwankungen kann temporäres Lagerpersonal dabei helfen, die verfügbare Kapazität an einen vorübergehend höheren Bedarf anzupassen.

Dringend Lagerarbeiter gesucht – was tun?

Wenn kurzfristig Lagerpersonal fehlt, besteht der erste Reflex häufig darin, sofort zusätzliche Stellenanzeigen zu veröffentlichen.

Das kann ein Teil der Lösung sein reicht bei einem akuten Personalengpass jedoch nicht immer aus.

Unternehmen sollten zunächst drei Fragen beantworten:

Wie groß ist der tatsächliche Personalengpass?

Berechnen Sie nicht nur die Zahl der offenen Stellen, sondern die fehlenden Arbeitsstunden je Schicht, Tag und Woche.

Wie lange wird der zusätzliche Personalbedarf bestehen?

Handelt es sich um wenige Tage, mehrere Wochen, eine saisonale Auftragsspitze oder einen dauerhaft höheren Bedarf?

Welche Tätigkeiten müssen zuerst abgesichert werden?

Nicht jeder Prozess hat dieselbe Priorität. Kommissionierung, Wareneingang, Versand oder innerbetrieblicher Transport können unterschiedlich stark von einem Personalengpass betroffen sein.

Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, ob der Bedarf intern ausgeglichen werden kann oder zusätzliches externes Personal benötigt wird.

Warum ist es schwierig, kurzfristig Lagerpersonal zu finden?

Die Herausforderung besteht häufig nicht darin, überhaupt Bewerber zu erreichen. Schwieriger ist es, innerhalb kurzer Zeit genügend verfügbare Personen für einen konkreten Standort, ein bestimmtes Schichtmodell und definierte Tätigkeiten zu gewinnen.

Mehrere Faktoren können die Suche erschweren.

Begrenzter regionaler Bewerbermarkt

Ein Lager konkurriert in erster Linie mit anderen Arbeitgebern im eigenen Einzugsgebiet.

Befinden sich mehrere Logistikzentren, Paketdienstleister, Fulfillment – Center oder Produktionsbetriebe in derselben Region, greifen viele Unternehmen auf einen ähnlichen Kandidatenmarkt zurück.

Mehr Stellenanzeigen führen dann nicht automatisch zu mehr verfügbaren Personen.

Schichtsystem und Arbeitszeiten

Früh-, Spät- oder Nachtschichten reduzieren je nach Standort den verfügbaren Kandidatenpool. Gleiches gilt für Wochenendarbeit oder wechselnde Schichten.

Erreichbarkeit des Standorts

Viele Logistikzentren befinden sich außerhalb größerer Städte oder in Gewerbegebieten mit eingeschränkter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel.

Für Kandidaten ohne eigenes Fahrzeug kann bereits der Arbeitsweg zum entscheidenden Kriterium werden.

Benötigte Qualifikationen

Werden zusätzlich bestimmte Sprachkenntnisse, Erfahrung im Lager, ein Staplerschein oder andere Qualifikationen benötigt, verkleinert sich der verfügbare Kandidatenpool zusätzlich.

Kurzfristige Auftragsspitzen

Besonders schwierig wird die Situation, wenn viele Unternehmen in einer Region gleichzeitig zusätzliches Lagerpersonal suchen – etwa vor saisonalen Spitzen im Handel und E-Commerce.

Deshalb kann es sinnvoll sein, den Recruitingradius über den lokalen Arbeitsmarkt hinaus zu erweitern.

Kurzfristig Lagerpersonal finden: Welche Möglichkeiten haben Unternehmen?

Wenn Lagerpersonal gesucht wird und die vorhandenen Recruitingkanäle nicht genügend Bewerber liefern, stehen Unternehmen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

Welche davon sinnvoll ist, hängt von Umfang und Dauer des Personalbedarfs ab.

1. Interne Kapazitäten prüfen

Bei sehr kurzfristigen und kleinen Engpässen können Schichtanpassungen oder freiwillige Überstunden helfen.

Diese Maßnahmen sollten jedoch nicht zur dauerhaften Lösung werden. Eine dauerhaft hohe Belastung der Stammbelegschaft kann selbst zum zusätzlichen operativen Risiko werden.

2. Recruitingradius erweitern

Wenn im direkten Einzugsgebiet nicht genügend Personen verfügbar sind, kann der geografische Recruitingradius erweitert werden.

Dabei sollte jedoch nicht nur berücksichtigt werden, wo Kandidaten gefunden werden können, sondern auch, wie sie zuverlässig zum Arbeitsplatz gelangen.

3. Arbeitnehmerüberlassung nutzen

Bei einem zeitlich begrenzten Mehrbedarf kann Arbeitnehmerüberlassung eine Möglichkeit sein, die Stammbelegschaft flexibel zu ergänzen.

Dies ist insbesondere interessant bei:

• saisonalen Auftragsspitzen,
• kurzfristigen Personalausfällen,
• neuen Projekten,
• steigendem Auftragsvolumen,
• begrenztem Personalbedarf für bestimmte Zeiträume.

4. Lagerpersonal überregional rekrutieren

Wenn der regionale Arbeitsmarkt nicht genügend Kandidaten bietet, können Unternehmen zusätzliche Recruitingmärkte erschließen.

Für deutsche Logistikunternehmen kann hier insbesondere die Rekrutierung von Lagerpersonal aus Polen eine zusätzliche Option darstellen.

Lagerpersonal aus Polen: Recruitingradius für deutsche Unternehmen erweitern

Die Nähe zwischen Deutschland und Polen schafft gute Voraussetzungen dafür, Recruiting nicht ausschließlich auf den direkten Umkreis eines Lagerstandorts zu begrenzen.
Statt ausschließlich mit anderen Arbeitgebern einer Region um dieselben Bewerber zu konkurrieren, kann ein zusätzlicher Kandidatenmarkt erschlossen werden.
Allerdings reicht es nicht aus, geeignete Personen in Polen zu finden.

Damit grenzüberschreitende Rekrutierung in der Praxis funktioniert, müssen Recruiting und operative Organisation miteinander verbunden werden.

Je nach Projekt müssen beispielsweise folgende Themen berücksichtigt werden:

• Rekrutierung und Vorauswahl,
• erforderliche Unterlagen,
• Organisation der Anreise nach Deutschland,
• Unterbringung,
• Mobilität zwischen Unterkunft und Einsatzort,
• Betreuung während des Einsatzes,
• Kommunikation zwischen Personal, Koordination und Unternehmen.

Genau hier kann die Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister sinnvoll sein, der über Strukturen und Erfahrung in beiden Ländern verfügt.

Wie unterstützt Ideal Work bei einem Personalengpass im Lager?

Ideal Work unterstützt Unternehmen in Deutschland bei der Rekrutierung und Organisation von Personal aus Polen für Lager und Logistikprojekte.
Dabei geht es nicht ausschließlich darum, Kandidaten zu finden.
Je nach Anforderungen des Projekts können wir den gesamten Prozess von der Rekrutierung in Polen bis zur Organisation des Einsatzes in Deutschland unterstützen.

Dazu können unter anderem gehören:

• Rekrutierung und Vorauswahl geeigneter Personen,
• Unterstützung bei erforderlichen Dokumenten,
• Organisation des Transports aus Polen,
• Organisation von Unterkünften,
• Organisation der täglichen Anfahrt zum Arbeitsplatz, wenn dies Teil des Projekts ist,
• Betreuung durch Koordinatoren,
• laufender Kontakt mit dem Kunden während des Projekts.

Dadurch erhalten Unternehmen einen zentralen Ansprechpartner für die Organisation des zusätzlichen Personals.

Sie benötigen kurzfristig Lagerpersonal?

Teilen Sie uns mit:

wie viele Personen Sie benötigen, welche Tätigkeiten übernommen werden sollen, wo sich der Einsatzort befindet und wann der Einsatz beginnen soll.

Wir prüfen Ihren Personalbedarf und besprechen mit Ihnen, welche Lösung für Ihr Projekt geeignet ist.

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Arbeitnehmerüberlassung im Lager: Wann ist Zeitarbeit sinnvoll?

Nicht jeder Personalengpass rechtfertigt den dauerhaften Aufbau zusätzlicher Stellen.
Wenn das Auftragsvolumen starken Schwankungen unterliegt, kann eine dauerhaft auf Spitzen ausgelegte Belegschaft in ruhigeren Monaten zu Überkapazitäten führen.
Arbeitnehmerüberlassung beziehungsweise Zeitarbeit kann dabei helfen, die Personalkapazität flexibler an den tatsächlichen Bedarf anzupassen.

Das Modell eignet sich insbesondere, wenn:

• kurzfristig zusätzliches Lagerpersonal benötigt wird,
• eine saisonale Auftragsspitze bevorsteht,
• mehrere Ausfälle kompensiert werden müssen,
• ein neuer Kunde oder Auftrag startet,
• das zukünftige Volumen noch schwer planbar ist,
• Personal nur für einen bestimmten Zeitraum benötigt wird.

Die Stammbelegschaft bildet dabei die operative Basis, während zusätzliches Personal zur Abdeckung des Mehrbedarfs eingesetzt werden kann.

Personalengpass im Lager: Welche Sofortmaßnahmen sind sinnvoll?

Ein akuter Personalengpass erfordert schnelle Entscheidungen. Dabei sollte jedoch strukturiert vorgegangen werden.

1. Kritische Prozesse identifizieren

Welche Bereiche müssen zwingend vollständig besetzt sein?

Wareneingang, Kommissionierung, Verpackung und Versand haben unterschiedliche Auswirkungen auf die gesamte Prozesskette. Priorisieren Sie deshalb die Prozesse, bei denen ein Kapazitätsverlust besonders schnell zu Rückständen führt.

2. Fehlende Arbeitsstunden berechnen

Statt pauschal „zehn Lagerarbeiter“ zu suchen, sollte zunächst bestimmt werden, wie viele zusätzliche Arbeitsstunden tatsächlich benötigt werden.

Das verbessert die Planung und hilft, den Personalbedarf realistischer zu definieren.

3. Verfügbare interne Kapazitäten prüfen

Können Schichten kurzfristig angepasst werden? Gibt es freiwillige Überstunden oder Personalreserven in anderen Bereichen?

Diese Möglichkeiten können einen Teil des Engpasses auffangen.

4. Externe Kapazitäten aktivieren

Wenn interne Maßnahmen nicht ausreichen, sollte geprüft werden, welcher Personalbedarf extern gedeckt werden kann.

Hier können Arbeitnehmerüberlassung oder andere passende Modelle eingesetzt werden.

5. Ursache des Engpasses analysieren

Ist der Engpass einmalig oder wiederkehrend?

Wenn Personalprobleme regelmäßig zu denselben Zeiten auftreten, sollte die Kapazitätsplanung für zukünftige Perioden entsprechend angepasst werden.

Lagerpersonal für Auftragsspitzen und Hochsaison frühzeitig planen

Black Friday, Weihnachtsgeschäft und saisonale Spitzen im E-Commerce sind typische Beispiele für Zeiträume, in denen das Auftragsvolumen innerhalb kurzer Zeit deutlich steigen kann.

Wer erst nach zusätzlichem Personal sucht, wenn die maximale Kapazität des bestehenden Teams bereits erreicht ist, reduziert seinen Handlungsspielraum.

Besser ist es, verschiedene Volumenszenarien frühzeitig in benötigte Arbeitsstunden zu übersetzen.

Beispielsweise:

• Normales Volumen: Stammbelegschaft ausreichend.
• Erhöhtes Volumen: zusätzlicher Bedarf von X Arbeitsstunden.
• Peak-Szenario: zusätzlicher Personalbedarf für mehrere Schichten oder Bereiche.

So kann bereits vor Beginn der Hochsaison geklärt werden, welche zusätzlichen Kapazitäten im Bedarfsfall aktiviert werden können.

Das bedeutet nicht, während des gesamten Jahres unnötig Personal vorzuhalten. Ziel ist vielmehr, für bekannte Spitzen eine flexible Personalstrategie vorzubereiten.

Wann lohnt sich ein Personaldienstleister für Lagerpersonal?

Ein externer Personaldienstleister kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn der Umfang oder die Geschwindigkeit der benötigten Rekrutierung die internen Möglichkeiten übersteigt.

Typische Situationen sind:

• innerhalb kurzer Zeit werden mehrere Personen benötigt,
• der regionale Kandidatenmarkt ist ausgeschöpft,
• saisonale Auftragsspitzen müssen abgesichert werden,
• ein neuer Logistikstandort oder Prozess startet,
• interne HR-Ressourcen reichen für eine größere Rekrutierung nicht aus,
• Recruiting soll auf zusätzliche Regionen oder Länder ausgeweitet werden.

Der Vorteil liegt dabei nicht allein in zusätzlichen Recruitingkanälen.

Gerade bei überregional oder grenzüberschreitend rekrutiertem Personal sind auch Transport, Unterkunft, Betreuung und laufende Organisation entscheidend.

Ein geeigneter Partner sollte deshalb nicht nur erklären können, wie Kandidaten gefunden werden, sondern auch, wie der konkrete Einsatz organisatorisch umgesetzt wird.

Welche Informationen werden für eine schnelle Personalanfrage benötigt?

Je genauer die Anforderungen definiert sind, desto schneller kann ein Personaldienstleister prüfen, welche Lösung realistisch ist.

Für eine erste Einschätzung sollten Unternehmen mindestens folgende Angaben vorbereiten:

• Einsatzort: Wo wird das Personal benötigt?
• Anzahl: Wie viele Personen werden gesucht?
• Tätigkeit: Welche Aufgaben sollen übernommen werden?
• Starttermin: Ab wann wird das Personal benötigt?
• Einsatzdauer: Für welchen Zeitraum besteht der Bedarf?
• Schichtmodell: Welche Arbeitszeiten sind vorgesehen?
• Qualifikationen: Sind beispielsweise Staplerschein, Erfahrung oder bestimmte Sprachkenntnisse erforderlich?

Diese Angaben schaffen eine wesentlich bessere Grundlage als eine allgemeine Anfrage nach „möglichst vielen Lagerarbeitern so schnell wie möglich“.

Personalengpässe nicht erst lösen, wenn die Lieferfähigkeit gefährdet ist

Die beste Reaktion auf einen Personalengpass beginnt bereits vor dem eigentlichen Engpass.

Unternehmen, die erwartetes Volumen regelmäßig mit verfügbaren Arbeitsstunden vergleichen, können zusätzlichen Personalbedarf früher erkennen und entsprechend reagieren.

Dabei sollte zwischen drei Kapazitäten unterschieden werden:

• Stammkapazität für das normale operative Volumen.
• Flexible Kapazität für planbare Schwankungen.
• Reservekapazität für kurzfristige Ausfälle oder unerwartete Auftragsspitzen.

Gerade in Logistik, Fulfillment und E-Commerce kann diese Kombination verhindern, dass kurzfristige Schwankungen unmittelbar zum operativen Problem werden.

Lagerpersonal gesucht? Sprechen Sie mit Ideal Work über Ihren Personalbedarf

Wenn kurzfristig Lagerpersonal gesucht wird, ist Geschwindigkeit wichtig. Noch wichtiger ist jedoch eine Lösung, die zum Standort, zum Schichtmodell, zu den Tätigkeiten und zur erwarteten Dauer des Personalbedarfs passt.

Ideal Work unterstützt deutsche Unternehmen bei der Rekrutierung und Organisation von Personal aus Polen für Lager und Logistik.

Sie haben aktuell einen Personalengpass oder erwarten in den kommenden Wochen einen höheren Personalbedarf?

Senden Sie uns die wichtigsten Eckdaten Ihres Projekts. Wir prüfen Ihren Bedarf und besprechen mit Ihnen die mögliche Umsetzung.

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