Zasady zatrudniania pracowników tymczasowych

Zatrudnianie pracowników tymczasowych wiąże się z szeregiem obowiązków wynikających z prawa pracy. Dotyczą one zarówno agencji pracy tymczasowej, jak i pracodawcy użytkownika, czyli firmy, na rzecz której pracownik faktycznie wykonuje swoje obowiązki. Znajomość przepisów pozwala ograniczyć ryzyko błędów dotyczących między innymi czasu zatrudnienia, wynagrodzenia, urlopu, BHP czy zakończenia współpracy.

Obowiązujące zasady zatrudniania pracowników tymczasowych regulują cały proces, od uzgodnienia warunków pracy i podpisania umowy, przez wykonywanie obowiązków, aż po zakończenie zatrudnienia i wydanie odpowiednich dokumentów. Szczególne znaczenie mają również nowe regulacje dotyczące agencji zatrudnienia i powierzania pracy cudzoziemcom.

Jakie są podstawowe zasady zatrudniania pracowników tymczasowych?

Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady zatrudniania pracowników tymczasowych jest ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. W kwestiach, których nie uregulowano odmiennie w tej ustawie lub innych przepisach, zastosowanie znajdują również odpowiednie przepisy prawa pracy.

Praca tymczasowa oznacza wykonywanie na rzecz konkretnego pracodawcy użytkownika, przez okres nieprzekraczający ustawowych limitów, zadań:

• o charakterze sezonowym, okresowym lub doraźnym,
• których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika nie byłoby możliwe,
• należących do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez pracodawcę użytkownika.

W tym modelu zatrudnienia występują trzy główne podmioty. Są to agencja pracy tymczasowej, pracodawca użytkownik oraz pracownik tymczasowy. Pracownika zatrudnia agencja na podstawie umowy o pracę na czas określony, a następnie kieruje go do wykonywania obowiązków na rzecz pracodawcy użytkownika.

Agencja może również kierować do wykonywania pracy tymczasowej osoby na podstawie umów prawa cywilnego. W rozumieniu ustawy takie osoby nie są jednak pracownikami tymczasowymi, ponieważ nie pozostają z agencją w stosunku pracy.

Jakie nowe zasady zatrudniania pracowników tymczasowych obowiązują w 2026 roku?

Osoby poszukujące informacji o tym, jakie nowe zasady zatrudniania pracowników tymczasowych obowiązują obecnie, powinny rozróżnić podstawowe przepisy dotyczące pracy tymczasowej od zmian odnoszących się do funkcjonowania agencji zatrudnienia oraz legalizacji pracy cudzoziemców.

Podstawowy model pracy tymczasowej nie został całkowicie przebudowany. Nadal obowiązuje między innymi limit 18 miesięcy pracy na rzecz jednego pracodawcy użytkownika w okresie kolejnych 36 miesięcy, zasada równego traktowania oraz szczególne reguły naliczania urlopu wypoczynkowego.

Istotne zmiany weszły natomiast w życie 1 czerwca 2025 roku i dotyczą między innymi agencji zatrudnienia świadczących usługi na rzecz cudzoziemców. Wprowadzono dodatkowe wymagania związane z działalnością takich podmiotów. W przypadku nowych agencji przewidziano między innymi dwuletni okres prowadzenia działalności od momentu wpisu do rejestru, zanim będą mogły rozszerzyć działalność o określone usługi związane z kierowaniem cudzoziemców do pracy.

Przy zatrudnianiu pracownika tymczasowego będącego cudzoziemcem trzeba zatem uwzględniać nie tylko ustawę o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, lecz także aktualne przepisy dotyczące legalności pobytu i powierzania pracy cudzoziemcom. Wymogi mogą różnić się w zależności od obywatelstwa oraz podstawy legalnego pobytu i pracy w Polsce.

Na jak długo można zatrudnić pracownika tymczasowego?

Jedną z najważniejszych zasad jest ograniczenie czasu wykonywania pracy na rzecz jednego pracodawcy użytkownika. Agencja pracy tymczasowej może skierować danego pracownika do jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy.

Limit dotyczy również sytuacji, w której dana osoba wykonywała pracę tymczasową częściowo na podstawie umowy o pracę, a częściowo na podstawie umowy prawa cywilnego. Zmiana podstawy zatrudnienia nie powoduje więc rozpoczęcia liczenia limitu od nowa.

Wyjątek dotyczy wykonywania w sposób ciągły obowiązków nieobecnego pracownika. W takim przypadku pracownik tymczasowy może wykonywać pracę na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający 36 miesięcy. Po wykorzystaniu tego limitu ponowne skierowanie tej samej osoby do tego pracodawcy użytkownika jest możliwe dopiero po upływie kolejnych 36 miesięcy.

Jakiej pracy nie można powierzyć pracownikowi tymczasowemu?

Zasady zatrudniania pracowników tymczasowych określają również rodzaje pracy, których nie można im powierzać. Pracownik tymczasowy nie może wykonywać na rzecz pracodawcy użytkownika między innymi pracy:

• szczególnie niebezpiecznej w rozumieniu przepisów prawa pracy,
• na stanowisku zajmowanym przez pracownika pracodawcy użytkownika uczestniczącego w strajku,
• tego samego rodzaju co praca wykonywana przez pracownika zwolnionego w okresie ostatnich 3 miesięcy z przyczyn niedotyczących pracownika, jeżeli spełnione są pozostałe przesłanki określone w ustawie,
• wymagającej uzbrojenia pracownika ochrony w broń palną bojową lub określone przedmioty przeznaczone do obezwładniania osób za pomocą energii elektrycznej.

Pracodawca użytkownik nie może również skierować pracownika tymczasowego do pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu. Nie jest także możliwe wykorzystanie pracy tymczasowej do zatrudnienia własnego pracownika, który pozostaje już w stosunku pracy z pracodawcą użytkownikiem.

Czy można zatrudniać pracowników tymczasowych poniżej 18. roku życia?

Pełnoletność nie jest bezwzględnym warunkiem wykonywania pracy tymczasowej. W przypadku osób niepełnoletnich obowiązują jednak dodatkowe ograniczenia dotyczące między innymi rodzaju wykonywanych obowiązków, czasu pracy i bezpieczeństwa.

Do uczniów w wieku od 16 do 18 lat skierowanych do wykonywania pracy tymczasowej na podstawie umowy prawa cywilnego stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu pracy dotyczące zatrudniania młodocianych w innym celu niż przygotowanie zawodowe.

W praktyce oznacza to konieczność zwrócenia szczególnej uwagi na dopuszczalny rodzaj pracy i dodatkową ochronę młodej osoby. Ma to znaczenie zwłaszcza w przypadku zatrudnienia sezonowego, które jest jednym z częstych zastosowań pracy tymczasowej.

Jeżeli interesuje Cię zatrudnienie poza Polską, sprawdź również dostępne oferty pracy w Niemczech.

Jak ustala się wynagrodzenie pracownika tymczasowego?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy użytkownika jest przekazanie agencji informacji o wynagrodzeniu przewidzianym za pracę, która ma zostać powierzona pracownikowi tymczasowemu, oraz o obowiązujących u niego wewnętrznych regulacjach dotyczących wynagradzania.

Pracownik tymczasowy nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż pracownik zatrudniony bezpośrednio przez pracodawcę użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku. Oznacza to, że przy ustalaniu warunków zatrudnienia należy brać pod uwagę zasady obowiązujące w danej firmie dla porównywalnych stanowisk.

Jednocześnie obowiązują ogólnokrajowe przepisy o wynagrodzeniu minimalnym. Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na pełny etat wynosi 4806 zł brutto miesięcznie. Minimalna stawka godzinowa mająca zastosowanie do określonych umów cywilnoprawnych wynosi natomiast 31,40 zł brutto.

Wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę wypłaca agencja pracy tymczasowej jako jego formalny pracodawca. Jeżeli wynagrodzenie wypłacane jest raz w miesiącu, powinno zostać wypłacone w stałym i ustalonym z góry terminie, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Pracownik tymczasowy ma ponadto prawo korzystać z urządzeń socjalnych pracodawcy użytkownika na zasadach przewidzianych dla osób zatrudnionych bezpośrednio w tej firmie. Nie oznacza to jednak automatycznie prawa do każdego dodatkowego benefitu oferowanego przez przedsiębiorstwo. Zakres konkretnych świadczeń należy oceniać z uwzględnieniem charakteru danego świadczenia i obowiązujących regulacji.

Więcej na temat różnic pomiędzy poszczególnymi formami zatrudnienia znajdziesz w naszym poradniku o umowie o pracę a umowie o pracę tymczasową.

Jakie zasady urlopu obowiązują pracownika tymczasowego?

Pracownikowi tymczasowemu przysługują 2 dni urlopu wypoczynkowego za każdy miesiąc pozostawania w dyspozycji jednego lub kilku pracodawców użytkowników. Zasady te różnią się od standardowego systemu urlopowego, w którym pracownikowi przysługuje zasadniczo 20 lub 26 dni urlopu w zależności od stażu urlopowego.

W przypadku pracy tymczasowej wymiar urlopu nie zwiększa się po osiągnięciu 10-letniego stażu. Co istotne, zasada 2 dni za miesiąc obowiązuje również przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze czasu pracy. Urlop udzielany jest w dniach, które zgodnie z harmonogramem byłyby dla pracownika dniami pracy.

Jeżeli przewidywany okres wykonywania pracy na rzecz danego pracodawcy użytkownika wynosi co najmniej 6 miesięcy, pracodawca użytkownik ma obowiązek umożliwić pracownikowi wykorzystanie przysługującego urlopu. W takiej sytuacji do pracownika tymczasowego stosuje się również przepisy dotyczące urlopu na żądanie.

Jeżeli pracownik nie wykorzysta należnego urlopu, agencja pracy tymczasowej co do zasady wypłaca mu ekwiwalent pieniężny. Wyjątkiem może być sytuacja, w której strony ustalą wykorzystanie urlopu podczas kolejnej umowy zawartej bezpośrednio po poprzedniej z tą samą agencją w celu wykonywania pracy u tego samego pracodawcy użytkownika.

Jak można wypowiedzieć umowę o pracę tymczasową?

Umowa o pracę tymczasową jest zawierana na czas określony i co do zasady rozwiązuje się z upływem uzgodnionego okresu wykonywania pracy tymczasowej. Strony mogą jednak przewidzieć w umowie możliwość jej wcześniejszego rozwiązania.

Jeżeli możliwość wcześniejszego wypowiedzenia została przewidziana w umowie, okres wypowiedzenia wynosi:

• 3 dni, gdy umowa została zawarta na okres nieprzekraczający 2 tygodni,
• 1 tydzień, gdy umowa została zawarta na okres dłuższy niż 2 tygodnie.

Jeżeli pracodawca użytkownik chce zrezygnować z pracy danej osoby przed upływem okresu uzgodnionego z agencją, powinien pisemnie poinformować agencję o przewidywanym terminie zakończenia pracy. W miarę możliwości powinien zrobić to z wyprzedzeniem uwzględniającym okres wypowiedzenia obowiązujący strony umowy o pracę.

Jakie obowiązki ma agencja pracy tymczasowej?

Agencja pracy tymczasowej jest formalnym pracodawcą pracownika tymczasowego i odpowiada za wiele obowiązków kadrowych związanych z zatrudnieniem. Do podstawowych obowiązków agencji należą między innymi zawarcie umowy, wypłata wynagrodzenia, rozliczenia pracownicze oraz prowadzenie wymaganej dokumentacji.

Przed zawarciem umowy agencja powinna dysponować uzgodnionymi z pracodawcą użytkownikiem informacjami dotyczącymi między innymi rodzaju pracy, wymaganych kwalifikacji, przewidywanego okresu jej wykonywania, wymiaru czasu pracy, miejsca pracy oraz zasad wynagradzania.

Agencja pracy tymczasowej odpowiada również za dokumentowanie zakończonego zatrudnienia. Pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę wydaje świadectwo pracy obejmujące odpowiedni okres zatrudnienia. Dokument powinien zawierać informacje o pracodawcach użytkownikach, na rzecz których wykonywana była praca, oraz okresach jej wykonywania.

Osobie skierowanej do wykonywania pracy tymczasowej na podstawie umowy prawa cywilnego agencja wydaje natomiast zaświadczenie potwierdzające okres wykonywania pracy na rzecz danego pracodawcy użytkownika.

Jakie obowiązki ma pracodawca użytkownik?

Chociaż formalnym pracodawcą jest agencja pracy tymczasowej, pracodawca użytkownik odpowiada za organizację pracy pracownika tymczasowego oraz wykonuje określone obowiązki pracodawcy.

Do jego podstawowych zadań należą:

• zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
• dostarczenie wymaganej odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,
• przeprowadzenie wymaganych szkoleń BHP,
• ocena ryzyka zawodowego i poinformowanie pracownika o zagrożeniach,
• ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy,
• prowadzenie ewidencji osób wykonujących pracę tymczasową,
• przekazywanie agencji informacji niezbędnych do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia.

Pracodawca użytkownik nie może korzystać z rozwiązań pozwalających czasowo powierzyć pracownikowi inną pracę na zasadach przewidzianych w art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Nie może również skierować pracownika tymczasowego do wykonywania obowiązków na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu.

Co agencja i pracodawca użytkownik muszą uzgodnić przed rozpoczęciem pracy?

Prawidłowe zastosowanie zasad zatrudniania pracowników tymczasowych wymaga współpracy agencji z pracodawcą użytkownikiem jeszcze przed skierowaniem konkretnej osoby do pracy.

Pracodawca użytkownik uzgadnia z agencją na piśmie między innymi:

• rodzaj pracy powierzanej pracownikowi,
• wymagane kwalifikacje,
• przewidywany okres wykonywania pracy tymczasowej,
• wymiar czasu pracy,
• miejsce wykonywania pracy.

Przekazuje również informacje dotyczące wynagrodzenia za daną pracę, wewnętrznych regulacji dotyczących wynagradzania oraz warunków BHP. Agencja i pracodawca użytkownik ustalają ponadto zakres informacji niezbędnych do obliczenia wynagrodzenia, podział niektórych obowiązków związanych z BHP oraz ewentualne zasady rozliczania podróży służbowych.

Pracodawca użytkownik powinien informować agencję o zmianach wewnętrznych zasad wynagradzania, jeżeli zmiany te mogą wpływać na warunki zatrudnienia skierowanych do niego pracowników tymczasowych.

Jakie kary grożą za naruszenie zasad zatrudniania pracowników tymczasowych?

Naruszenie przepisów dotyczących pracy tymczasowej może prowadzić do odpowiedzialności zarówno po stronie agencji, jak i pracodawcy użytkownika. W przypadku szeregu wykroczeń ustawa przewiduje karę grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Agencja może odpowiadać między innymi za kierowanie pracownika do pracy, której wykonywanie przez pracownika tymczasowego jest ustawowo zabronione, lub za przekroczenie dopuszczalnego okresu pracy na rzecz jednego pracodawcy użytkownika.

Pracodawca użytkownik może natomiast ponosić odpowiedzialność między innymi za korzystanie z pracy pracownika z naruszeniem ustawowych zakazów, nieprowadzenie wymaganej ewidencji czasu pracy lub uniemożliwianie wykorzystania urlopu, gdy zgodnie z przepisami ma obowiązek zapewnić taką możliwość.

Przestrzeganie aktualnych przepisów ma zatem znaczenie nie tylko z punktu widzenia praw pracownika, lecz także bezpieczeństwa prawnego i finansowego przedsiębiorstwa.